Il motore del settore delle costruzioni ruota intorno al concetto di progetto. Affinché la complessa macchina dell’industria AEC funzioni correttamente è necessario che ogni ingranaggio sia ben allineato e che ogni componente giri nei tempi e con i costi previsti.
Esistono molte applicazioni che aiutano a gestire efficacemente le attività di un progetto. Tra questi possiamo citare Trello, Asana, Todoist e molti altri. In questo articolo, esploreremo i dieci principali tool di Task Management per le attività e come possono aiutare a rendere il processo di gestione dei progetti più efficiente e organizzato.
BIM e Task Management
Astraendoci dal singolo ramo del Construction Project Management, l’ambito del Task Management risulta cruciale per la gestione efficace di qualsiasi progetto, a prescindere dalla tipologia o dall’entità del lavoro.
Innanzitutto, occorre fare una distinzione: le soluzioni software a supporto delle attività di Project e Task Management sono numerose e lavorano a differenti livelli di approfondimento nella gestione quotidiana delle attività in relazione alle necessità.
Se da un lato l’introduzione del BIM Management ha efficientato di molto le dinamiche lavorative in fase di progettazione andando di conseguenza a minimizzare il rischio di errori e ritardi in fase di realizzazione, dall’altro ha reso ancor più evidente la necessità di ottimizzare le dinamiche di lavoro in ottica collaborativa e quindi una puntuale gestione delle attività da parte dei Project Manager e i loro team di lavoro.
Uno degli esempi principali è dato dai CDE, le piattaforme cloud di condivisione dei dati, ma dal punto di vista tecnologico le possibilità non sono limitate ai soli software BIM: sono molti gli applicativi di differenti tipologie che possono essere integrate nei flussi di lavoro legati al mondo del Building Information Modelling.
Le tre categorie dei tool di Task Management
Per identificare i corretti strumenti in grado di gestire le dinamiche di lavoro, soprattutto in ottica di collaborazione progettuale in BIM, è necessario dividere i tool di Task Management in tre categorie principali, con obiettivi e funzionalità differenti.
Tali categorie sono: app di Project Management, app di Task Management e To-Do List.
Project Management App
Questi applicativi consentono di monitorare l’andamento di progetto in relazione alle componenti fondamentali del Project Management, ovvero persone, costi e tempi.
Per far questo integrano strumenti per la gestione collaborativa delle attività dei team, consentono la condivisione di documenti e consentono di monitorare l’aspetto economico e temporale attraverso input di dati e reportistica avanzata.
App di Task Management
Le app di gestione attività hanno funzionalità più semplici della categoria precedente. Infatti non entrano nel merito della gestione di progetto su larga scala, ma si concentrano sul management di team di lavoro ristretti e la loro operatività.
Le principali funzioni sono la visualizzazione in stile Kanban delle attività, gestite attraverso l’assegnazione dei compiti ai membri del team con relative scadenze e descrizioni.
È possibile monitorare l’avanzamento delle attività e discriminarne la priorità attraverso tag appositi.
Tali funzioni permettono di vigilare sull’andamento delle attività e collaborare in maniera attiva attraverso il sistema di notifiche, mail e push.
I tool di Task management sono sviluppati per gestire un grado di complessità inferiore rispetto ai software di project management. Ciò li rende perfettamente funzionali per la gestione quotidiana delle attività.
To-Do Lists App
Nell’ultima categoria troviamo le applicazioni che consentono la gestione degli elenchi di attività. Come suggerisce il nome, tali software integrano strumenti di creazione di liste, condivise con i colleghi, e consentono di tracciare le attività da eseguire.
La loro semplicità ne consente l’utilizzo per la gestione di piccoli progetti, in quanto questa categoria di applicazioni è pensata per gestire un limitato il numero di operazioni.
I 10 migliori tool di Task Management
Chiarite queste macro-differenze, ci soffermeremo sui benefici dell’utilizzo degli applicativi di Task Management a supporto delle attività, non solo dei BIM Manager nella gestione dei progetti, ma soprattutto a beneficio dei BIM Coordinator e dei singoli team di lavoro, che quotidianamente devono interfacciarsi nella gestione delle numerose sotto-attività.
Ecco nel dettaglio le soluzioni tecnologiche offerte dal mercato e come esse possano essere agganciate ai workflow BIM per ottimizzare il rendimento e facilitare le attività di ogni BIM Team.
Trello
Trello, servizio online erogato dalla software house Atlassian, è forse il più famoso tools di task management.
Questo strumento consente ai professionisti e ai team di lavoro di gestire le attività connesse ai progetti in maniera visiva attraverso l’organizzazione a bacheche.
Le bacheche contengono a loro volta le liste, che identificano differenti fasi di progetto per le quali è possibile associare numerose attività, rappresentate dalle singole schede.
Il tutto è personalizzabile attraverso date di inzio-fine, tag, descrizioni, checklist e molto altro, nonché la possibilità di implementare automazioni che fluidificano e velocizzano il lavoro.
Altra caratteristica di Trello è la possibilità di integrare l’app con soluzioni di terze parti attraverso Power-Up, creando così un ecosistema di applicazioni in un’unica piattaforma.
Tra i power-up troviamo la possibilità di connessione con Autodesk Construction Cloud, ambiente di Condivisione dei Dati della casa software statunitense.
È possibile includere le attività nelle liste e nelle schede di Trello, andando a creare dei Workflow personalizzati che utilizzano i trigger di Trello per la consequenzialità delle azioni. Trello può essere connesso con altri strumenti Autodesk, come PlanGrid, BuildingConnect e Assemble.
Per maggiori informazioni: https://construction.autodesk.com.au/workflows/construction-software-integrations/trello/
Asana
Asana è uno strumento di Task Management avanzato: contiene anche funzionalità proprie delle App di Project Management.
In quest’ottica, Asana è lo strumento giusto per progetti molto grandi, divisibili in fasi, quasi equiparabili a progetti indipendenti, oppure per team di lavoro ristretti, dove può essere utilizzato alla pari di una Project Management App.
Asana permette, inoltre, numerose integrazioni con applicazioni di terze parti tra le quali troviamo anche qui Autodesk Construction Cloud, il CDE di casa Autodesk.
La connessione tra i due applicativi consente di associare i task assegnati all’interno della piattaforma di condivisione dei dati (attraverso l’apposito strumento nativo) a task di Asana. Ciò rende possibile sincronizzare le attività svolte nella piattaforma ACDat alle altre attività di progetto di carattere differente e quindi non ricomprese all’interno delle attività assegnate nel CDE.
Maggiori informazioni sono disponibili al link ufficiale: https://construction.autodesk.com/workflows/construction-software-integrations/asana/.
Todoist
Questa applicazione consente la gestione delle attività in maniera puntuale, andando ad associare alle funzioni di Task Management la possibilità di creare liste all’interno delle attività.
Ciò consente, come il nome stesso suggerisce, di utilizzare Todoist anche come To-Do List. Pensiamo, ad esempio, all’emissione di tavole categorizzate per disciplina o ambito. In quel caso potremo avere come attività il generico “Emissione Tavole Architettonico” e dentro all’attività gestire le singole tavole attraverso la lista, monitorando puntualmente le tavole pubblicate.
Nonostante quest’ultima feature, Todoist rientra a pieno titolo nelle applicazioni di gestione delle attività poiché ne condivide la tipologia di visualizzazione, la possibilità di collaborare con altri membri del team e di gestire tag e scadenze o allegare file alle schede delle attività.
ClickUp
ClickUp rientra nella categoria del Task Management, ma integra molte altre funzioni extra che lo rendono uno strumento completo.
Infatti, oltre alle feature classiche, in ClickUp è possibile avere dashboard riassuntive del progetto, annotare idee e flussi sulla Whiteboard, importare progetti da numerose app esterne attraverso integrazioni native o di terze parti.
L’insieme di queste funzioni aggiuntive permettono di unificare in un’unica soluzione attività svolte in altri software, riducendo l’errore e facilitando il lavoro.
Anche ClickUp dispone di integrazioni verso il mondo Autodesk. In particolare sono attive funzioni che consentono il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti attraverso il dialogo con la funzione Autodesk Build Performance Traking di Construction Cloud.
Ciò permette di integrare l’avanzamento di progetto mappato nel CDE all’interno dell’app di Task Management per avere una visione d’insieme dell’avanzamento delle attività.
Per maggiori informazioni: https://construction.autodesk.com/workflows/construction-software-integrations/clickup/
Flow
Flow è uno strumento ibrido tra il Task Management avanzato e il Project Management in versione light.
Il tool consente il tracciamento temporale delle attività su diagramma di Gantt, tipico dell’ambito di gestione di progetto.
Con questa soluzione è possibile personalizzare le attività per colore e attraverso icone, o in alternativa utilizzare uno dei molti template di progetto disponibili nella piattaforma.
L’accesso all’ambiente da parte del team è tracciato. Ciò consente di definire differenti livelli di sicurezza dei progetti, da pubblico a privato. Comprende inoltre tutte le funzioni tipiche dei software di Task Management.
Monday.com
Monday.com è una piattaforma online composta di numerosi moduli operativi dedicati a differenti settori e funzioni lavorative, tra le quali anche l’estensione per il Task Management.
In questa sezione sono presenti strumenti di gestione dei task, con la facoltà di assegnare all’attività i responsabili, le scadenze e lo status in cui si trova l’azione.
È possibile collaborare con altri membri del team e collegare i vari task in workflow con differenti gradi di automazione.
Notion
Notion è uno strumento gestionale molto potente, che raggruppa in un’unica interfaccia la gestione di documenti, progetti e la creazione di guide e manuali.
In ambito Task Management, Notion consente differenti tipologie di visualizzazione delle attività, anche attraverso Kanban boards, e permette il monitoraggio delle scadenze per la gestione dei tempi e la visualizzazione delle attività su timeline associate.
Calato nel contesto del Building Information Modeling, vi portiamo l’esempio dell’Add-In di Speckle che consente il link tra Autodesk Revit e Notion.
Questa integrazione permette di visualizzare una specifica vista tridimensionale di Revit embedded in una pagina di Notion, nonché di navigarla con strumenti di zoom e rivoluzione attorno al modello e anche aggiungere commenti sul modello stesso.
In fase di verifica dei modelli, attraverso questo add-in potremo migliorare la qualità e la precisione di un commento relativo ad una certa porzione da modificare, grazie alla navigazione diretta tridimensionale all’interno della scheda del task.
Miro
Miro è una piattaforma multi-purpose con moduli dedicati alla gestione di attività di differenti settori.
È uno strumento che potenzia la gestione di progetto secondo la metodologia Agile, attraverso la visualizzazione delle attività attraverso Kanban board e grazie l’integrazione di tutti i flussi in un unico ambiente.
Hive
Hive fa parte delle applicazioni che, a seconda della scala in cui viene integrata, può fungere sia da soluzione di project management che per il Task Management.
Come le app concorrenti, Hive integra funzioni di collaborazione tra differenti team e consente di assegnare attività e di tracciarne lo status.
È particolarmente efficace nell’organizzazione del lavoro da remoto.
Airtable
Airtable è leggermente differente dalle altre app citate. Nasce, infatti, incentrando la sua vista di base su template settoriali predisposti per facilitare i Task di progetto attraverso un’organizzazione predefinita dei workflow tipologici.
Questo approccio però si sviluppa poi con tutte le funzioni proprie di un’app “classica” di gestione delle attività. Per cui basterà trovare il template che più si avvicina alle nostre esigenze per ottenere una piattaforma completa, funzionale e integrabile con altre soluzioni per la condivisione dei dati di progetto.
Quale è il migliore tool di task management per la gestione di un progetto in BIM?
Purtroppo, non esiste una risposta: non ce n’è uno che superi gli altri! Ognuno di questi strumenti ha punti di forza e peculiarità che vanno calati non solo nel contesto aziendale ma anche nella realtà di progetto sulla quale si sta lavorando.
L’unico consiglio è quello di affidare i proprio flussi di lavoro a uno di questi tool: la collaborazione tra teams di organizzazioni differenti sarà più efficiente, grazie all’assegnazione delle attività, e lo status delle singole attività sarà più chiaro, organizzandole in “To-Do” “In Progress” e “Done” e visualizzandole in kanban boards.
Grazie a uno di questi strumenti sarà possibile gestire con comodità gli elenchi elaborati suddividendoli disciplinarmente, tenere sotto controllo milestone e date di consegna.
ADHOX, data l’esperienza nella gestione di progetti complessi, è in grado di supportarvi nella scelta del tool migliore in base ai vostri processi interni, modalità organizzative e di business.
